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オフィス移転の効率よい手順とは

ここではどのように進めればオフィス移転がスムーズにできるのか、手続きや手順について解説しています。

効率よくオフィス移転を行うための手順

オフィス移転は個人の引越しと違って6ヶ月以上前から準備を始めないとスムーズに進めることができません。契約内容も複雑ですし、社員を始め多くの人が関わることだからです。

そこで効率よく移転をするための手順や必要な手続きについてまとめてみました。

1.目的の明確化

オフィスの移転は、ただ場所を移動するだけではそれほど意味がありません。賃料コストの削減、業務の効率化、企業イメージのアップなど目的は様々ありますが、目的を明確にすることで新しいオフィスに求める条件や優先順位が見えてきます。

2.契約内容の確認

賃貸オフィスを解約するためには、事前にオーナーや管理会社に対して解約予告をしなければなりません。3ヶ月~6ヶ月前までにというケースが多いですが、契約内容をよく確認して、原状回復の条件や費用、保証金の返済予定額なども把握しておくことが必要です。

3.移転先オフィス選び

おおまかな移転時期を決めたら、移転の目的や新しいオフィスの立地・設備・規模・賃料などの希望条件を仲介不動産会社に伝えて物件情報を収集します。気になった物件はできるだけ現地まで見学に行って、建物の設備や周辺環境なども確認しておくとよいでしょう。

4.オフィスの決定・移転計画作成

希望する条件に合致する物件が見つかったら、賃料や保証金、設備の利用方法など細かい部分までよく確認して、納得の上で契約を結びます。解約予告期間から逆算して移転日を決定し、必要な作業やスケジュールなどを整理して具体的な移転計画を立てます。

5.新オフィスレイアウト・インフラ整備

作業スペースや共用スペースなど、会社に合わせた新オフィスの具体的なレイアウトプランを検討します。ネットワーク配線やサーバ機器などの配置も考え、電気工事や内装工事、電話工事などインフラ整備を行うために各専門会社に依頼・発注をします。

6.移転に伴う各種届出や手続き

移転に伴って法務局、税務署、社会保険事務所、公共職業安定所、労働基準監督署など各官公庁への手続きが必要になります。さらに、電話・インターネット回線の移転や郵便物の転送・移転挨拶状の作成といった細かな手続きに関しても、手配や準備をして漏れなく行います。

7.引越し作業

移転の具体的日程や手順を社員に説明した上で、引越し作業を行います。廃棄する什器などをしっかり区分けして、移動する荷物はラベリングをするなど効率よく行うことが重要です。事前に十分に打ち合わせをして、全体を管理する担当者を決めておくとよいでしょう。

8.原状回復工事・旧オフィス契約完了

旧オフィスの契約内容に従って壁・天井・床などの塗り替え・張替えなど原状回復工事を行います。契約完了日までに工事を済ませ、状況を確認した上で鍵の返却なども含めオフィスの明渡しを行います。

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