移転時の注意点

ここでは事務所移転をする時に忘れてはいけない手続きや注意点について解説しています。

事務所移転で必要な手続きと注意点

事務所移転の際は新オフィスの賃貸借契約だけでなく、旧オフィスを離れるために必要な様々な手続きがあります。

以下に考えられる手続きを整理しましたので、どんなことをしなければいけないかを把握して一つ一つ確実に行うようにしてください。

現契約内容をチェック

事務所移転が決まったら、最初にやることは現契約内容の確認です。そこに解約に関する取り決めが記載されているので、必ずチェックしてください。

解約予告期間
大型ビルでは6ヶ月前というところが多いですが、3ヶ月前や1ヶ月前という場合もあります。引越し作業や原状回復工事のことも踏まえて解約予告通知書を提出します。
原状回復の条件
原状回復工事の項目や指定業者の有無を確認します。具体的な仕様説明まで記載されていることは稀で、オーナーと借主との考え方の違いからトラブルになるケースも少なくないのだとか。事前に工事作業項目のすり合わせを行うことが重要です。
保証金・敷金等返還時期
差し引かれる償却費の有無や返還時期について確認します。返還時期が長く設定されている場合は、交渉によって早めてもらえる可能性もあります。

新事務所賃貸借契約

一般的な住宅と違い、事務所の賃貸借契約は複雑でわかりにくいところがありますので、内容をしっかり把握した上で契約をするように注意してください。

申込み審査
申込書類を提出するだけで済む場合もありますし、オーナーによっては審査が厳しく、なかなか契約を進めることができないケースもあります。
契約手続き
重要事項の説明を受けた上で、契約書にサインする前に賃貸借期間の開始日・賃料の支払期日・更新や解約の条件・原状回復条件・敷金等返却時期などの記載があるかどうか確認します。

住所変更に伴う各種届出

個人の引越しで住民票の移動が必要なように、事務所移転の際も各所に届出を出すなどの手続きが必要です。手続き先が多いため、数回チェックするなど漏れ無く行うことが大切です。

法務局
本店を他の登記所の管轄に移転した場合は、移転日から2週間以内に旧本店所在地を管轄する登記所を経由して、新本店所在地での登記申請を行う必要があります。
税務署・都道府県税事務所
納税地を異動した場合は、異動前と異動後の両方の所轄税務署長及び市町村長に異動届出書を提出しなければなりません。
社会保険事務所
事業所所在地に変更があった場合は、5日以内に変更前の社会保険事務所へ適用事業所所在地変更届を提出します。
労働基準監督署・ハローワーク
移転日の翌日から、10日以内に移転先の所轄労働基準監督署及びハローワークへ名称・所在地変更届の提出が必要になります。
消防署
防火管理者を選任し、所轄消防署長に消防計画の届出をしなければなりません。
郵便局
会社・団体等との関係が分かるものを持参して、郵便物の転送をしてもらう手続きを行う必要があります。
その他・取引先
取引先に移転案内を送付したり、金融機関や電話・インターネットなどの移転手続きを行います。
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